| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
|
Registrar el presupuesto en el sistema |
|
|
|
Decreto de aprobación y distribución del Presupuesto |
|
|
El Jefe de presupuesto debe ingresar en el sistema el presupuesto aprobado, de acuerdo a los rubros presupuestales y montos aprobados en el Decreto de distribución y liquidación del presupuesto por concepto de ingresos y gastos, de funcionamiento e inversión de la vigencia para efectos de ejecución del mismo recibido como insumo del procedimiento elaborar presupuesto. |
|
|
Recibir y verificar solicitud de CDP |
|
|
Profesional Universitario de Presupuesto
|
|
|
CDP , en el AS 400 y físico |
|
|
El Profesional Universitario de Presupuesto de la SE recibe del área de Planeación las solicitudes de CDP y de los subprocesos Programación y ejecución de la asistencia técnica, Fortalecimiento de experiencias significativas, Controlar la planta de personal, Concursos docentes, Concursos Administrativos, Selección de personal, Inscripción, actualización y ascenso en escalafón docente, Generación de reportes, Manejar requisiciones, servicios públicos, las solicitudes de CDP junto con la documentación soporte, y verifica los siguientes aspectos a la solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal:
. Identificación del rubro que se va a afectar.
. Valor de la cuantía y anexo deben estar los estudios previos donde aparece el registro del BPIN como garantía que el proyecto fue radicado en el Banco de proyectos de inversión.
. Consistencia entre el concepto del gasto y el rubro presupuestal que se va a afectar.
. Comprobar que la cuantía solicitada no sea mayor al presupuesto disponible y contemplar los traslados de recursos y modificaciones del presupuesto.
. Los datos del CDP se registran en un formato que se presenta al Jefe de oficina para su análsis
|
|
|
|
|
Auxiliar administrativo Presupuesto
|
|
|
Sistema gestión documental alcaldía GED |
|
|
Si se puede tramitar el CDP se debe enviar al auxiliar administrativo de presupuesto, quien lo elabora lo radica en el Ged y lo pasa a la secretaria de Hacienda |
|
|
|
|
|
Sistema gestión documental alcaldía GED CDP debidamente firmado en Físico |
|
|
El funcionario de la Entidad Territorial remite al GED del Despacho de la SEM el CDP para la firma. En el caso que no exista apropiación presupuestal se realiza la actividad: Verificar si se debe incluir en el Presupuesto.
|
|
|
Informar negación de la solicitud al solicitante |
|
|
Profesional Universitario de Presupuesto
|
|
|
Carta u oficio de negación |
|
|
Da respuesta mediante correo electrónico o carta u oficio de negación del CDP al solicitante incluyendo las observaciones y los motivos por los cuales le fue negada la solicitud, finalizando el subproceso. |
|
|
|
|
Profesional Universitario de Presupuesto - Unidad Administrativa y financiera
|
|
|
|
una vez aprobado por parte del Ordenador del Gasto, lo registra en el sistema con el fin de afectar la apropiación mientras se perfecciona el acto administrativo, luego se envía a la Secretaría de Hacienda del Ente territorial para la aprobación y firma del Jefe de Presupuesto del Ente Territorial, luego de firmado debe ser enviado a la dependencia que realizó la solicitud |
|
|
Recibir solicitudes de Registro Presupuestal |
|
|
Auxiliar Administrativo Presupuesto
|
|
|
RP , queda grabado en el AS 400 y físico |
|
|
Recibe las solicitudes de registro presupuestal, de las diferentes dependencias. Identifica la etapa contractual, la revisa y distribuye de acuerdo a la naturaleza del rubro, teniendo en cuenta si es de recursos propios o del SGP.
elabora el compromiso del registro presupuestal, verificando a través del sistema la programación de pagos, de acuerdo al flujo de caja proyectado y ajustado, Este documento se obtiene a través del sistema de información, una vez se ha perfeccionado el acto administrativo
. En el acto administrativo:
Nombres y apellidos o razón social completa.
Nit, cédula o cédula de extranjería.
Dirección.
Departamento / Municipio.
Teléfono / Fax.
Correo electrónico.
Número cuenta bancaria.
Nombre del titular de la cuenta.
Régimen común o simplificado.
. Pago del valor vigente de estampillas: exigir recibos de cajas con el respectivo timbre del banco, cancelado
Estampilla pro-Adulto mayor
Estampilla pro-universidades
Publicación
. Adjuntar las pólizas requeridas
. Anexar copia documento donde conste la inscripción ante la DIAN y
copia del RUT.
Si los documentos soportes de la solicitud del compromiso del registro presupuestal no están completos, el Funcionario de Unidad Administrativa y Financiera de la SE debe devolver los documentos soportes a la dependencia que solicita el RP
|
|
|
Registrar Registro Presupuestal |
|
|
Profesional Universitario Unidad Administrativa y financiera - Presupuesto
|
|
|
Registro presupuestal documentación en físico |
|
|
Una vez se tiene la documentación completa, debe expedir los registros presupuestales e incluirlos en el sistema para darle seguimiento a la ejecución del presupuesto, este debe ser enviado a las dependencias de la SE que lo solicitan. |
|
|
Recibir solicitudes de Órdenes de Pago |
|
|
Auxiliar Administrativo Presupuesto
|
|
|
Archivo físico. Sistema Gestión Documental GED |
|
|
Recibe de las diferentes dependencias de la Secretaría de Educación la documentación correspondiente para elaborar la orden de pago |
|
|
Verificar documentación soporte
|
|
|
Profesional Universitario Presupuesto
|
|
|
|
Recibe y revisa las obligaciones de pago y sus respectivos soportes, teniendo en cuenta si es anticipo, contrato con único pago, contrato que conlleve varios pagos y de acuerdo al formato de chequeo de contratos |
|
|
Informar negación de la solicitud al solicitante |
|
|
Profesional Universitario Presupuesto
|
|
|
|
En caso de no estar completos los documentos soportes y la obligación de pago, realiza la devolución de la documentación y solicitud del compromiso de pago al Interventor o Funcionario designado de la dependencia que solicita a el pago para que sea completada o corregida |
|
|
Suministrar información faltante |
|
|
Interventor del Contrato, según sea el caso
|
|
|
Documentos soportes y recibido
|
|
|
El Interventor o supervisor del contrato o convenio de la Secretaría de Educación, que le está realizando seguimiento o lo está liquidando, o el Funcionario designado de la dependencia que solicita el compromiso de pago debe suministrar a Financiera la documentación faltante o corregirla de acuerdo a las observaciones que envié Financiera. |
|
|
|
|
|
|
Una vez verificada la documentación, debe generar la Orden de Pago de pago en el formato del ente Territorial y enviarlo al despacho de la SEM.
|
|
|
|
|
Profesional Universitario Presupuesto-Jefe de Oficina
|
|
|
|
El profesional universitario verifica la orden de pago y la refrenda con la firma, luego pasa al jefe de oficina para su validación. |
|
|
Aprobar compromiso de pago |
|
|
Secretario de Despacho (Ordenador del Gasto)
|
|
|
Orden de pago debidamente firmada con los soportes correspondientes |
|
|
El Ordenador del Gasto verifica la orden de pago y la firma en señal de aprobación, que debe ser enviada a Tesorería junto con los documentos soporte del compromiso de pago para que se realice el respectivo |
|
|
Solicitar modificaciones al presupuesto |
|
|
Líderes de la Secretaría de Educación
|
|
|
Correo electrónico, formato en Excel |
|
|
Los líderes de la unidades y áreas envían mediante correo electrónico y formato en Excel la solicitud de traslado presupuestal, al profesional universitario de Presupuesto, |
|
|
ANALIZAR SOLICITUD DE TRASLADO |
|
|
Profesional Universitario Presupuesto
|
|
|
|
Analiza la solicitud de traslado presupuestal, remite para el visto bueno del Jefe de Oficina y del Secretario de Despacho |
|
|
REMITE SOLICITUD DE TRASLADO |
|
|
Profesional Universitario Presupuesto
|
|
|
|
Se remite según la fuente de recursos al Secretaría de Planeación o Servicios Administrativos |
|
|
Verificar, ajustar y obtener visto bueno a las solicitudes de modificación al presupuesto |
|
|
|
Correo electrónico , movimientos AS 400, oficio. |
|
|
El Jefe de Presupuesto revisa y aprueba el decreto, resolución o proyecto de modificación al presupuesto. Una vez el Ordenador del Gasto y el Representante del ente han dado su Vo.Bo., el Funcionario designado del Ente Territorial realiza la afectación en el sistema del saldo de la apropiación disponible en la instancia preliminar, realizando los traslados ó modificaciones al presupuesto que impliquen reducciones, contra créditos o aplazamientos al Presupuesto |
|
|
Dar respuesta a la SE sobre solicitudes de modificaciones |
|
|
|
|
El Jefe de Presupuesto expide el Decreto de modificación del presupuesto |
|
|
Incluir modificaciones al presupuesto
|
|
|
|
|
El Jefe de Presupuesto si las modificaciones son aprobadas, debe incluirla y registrarla en el presupuesto actualizando de esta forma el sistema de acuerdo con el proyecto de modificación del presupuesto aprobado. |
|
